(目的)

第1条　この規程は、文書の取扱いについて定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は、特殊の場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条　文書は、事務が能率的に処理されるように、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(課長の責務)

第4条　課長は、その所管に係る文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるように部下職員を指揮監督しなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第5条　課に文書取扱主任を置く。

(収受及び配布)

第6条　到達した文書及び物品(鉄道扱い及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)は、総務企画課において次に掲げるところにより処理しなければならない。

(処理)

第7条　主管課は、配布を受けた文書を次に掲げるところにより処理しなければならない。

第8条　配布を受けた親展文書で秘扱いを要しないものは、直ちに前条の処理を経なければならない。

第9条　配布を受けた文書で、直ちに処理に着手しないものは、欄外に処理方法等を付記し、一応供覧しなければならない。

(令達の種別)

第10条　令達の種別は、次のとおりとする。

(起案)

第11条　文書の起案は、第14条から第18条までの規定による場合を除き、起案用紙(様式第4号。ただし、予算執行に係るものについては様式第5号)を用い、処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し、関係書類等を添えなければならない。

第12条　起案文書は、その内容又は区分によって、起案用紙の所定の箇所に記入及び○印をしなければならない。

第13条　電報の起案は、特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを併記し、宛て先には片仮名で振り仮名を付さなければならない。

第14条　内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理するものとする。

(符箋処理)

第15条　不備のある文書を整理させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符箋用紙(様式第6号)を用いて処理するものとする。

(電話等による処理)

第16条　口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第7号)によって所要の手続をとらなければならない。

(所定の用紙による処理)

第17条　法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第18条　秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(回議)

第19条　起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、持参して回議しなければならない。

(合議)

第20条　事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

(回議及び合議の処理)

第21条　回議及び合議を受けた起案文書は、即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第22条　回議及び合議中の起案文書を訂正し、又は添削したときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(再回付)

第23条　回議及び合議中の起案文書について、その結果を知ろうとするときは、「施行前(施行後)要再回」と表示し、再回を受けたときは、表示の下に認印をしなければならない。

(修正等)

第24条　回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則その他の規程案の審査)

第25条　条例、規則その他の規程案等は、総務企画課の審査を経なければならない。

(決裁)

第26条　起案文書の決裁は、村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。

(文書番号)

第27条　令達文書及び施行文書の番号は、次による。ただし、指令及び往復文書で第7条の規定による収受に係るものは、その収受の番号とする。

第28条　前条第1項第1号から第5号までの番号は総務企画課において毎年1月1日から起こし、第6号の番号は主管課において毎年4月1日から起こすものとし、事案が完結するまで同一のものとする。

(施行月日)

第29条　文書の施行年月日は、施行する日とする。

(浄書及び照合)

第30条　浄書及び照合を終わったときは、その責任を明らかにするため、浄書者及び照合者は、原議の所定欄に認印しなければならない。

(押印)

第31条　施行文書には、相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したもの及び軽易な文書には、公印を省略することができる。

(発送)

第32条　施行文書で発送を要するものは、午後3時30分までに、総務企画課に送付しなければならない。

(施行済原議等の処理)

第33条　文書を施行したときは、文書件名簿、原議、台帳等に、それぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入認印しておかなければならない。

(保存区分)

第34条　文書の保存区分は、法令に別段の定めがあるものを除くほか、次のとおりとする。

(編冊基準)

第35条　完結文書の分類編冊は、別に定める行政科目表及び次に掲げるところによらなければならない。

(引継ぎ)

第36条　編冊した完結文書は、保存文書引継簿(様式第10号)によって総務企画課に引き継がなければならない。

(保存)

第37条　前条の規定により引継ぎを受けた完結文書は、保存文書台帳(様式第10号)に登記した上、書庫に納めて保存しなければならない。

(保存上の注意)

第38条　保存文書の保存については、毎年1回保存文書台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第39条　職員が保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧簿(様式第11号)に記入の上、係員の承認を受けなければならない。ただし、書庫内で閲覧する場合は、保存文書閲覧簿の記入を省略することができる。

(保存文書の携出等)

第40条　職員が公務のため保存文書を携出する必要があるときは、主管課長は、総務企画課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第41条　総務企画課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て、廃棄することができる。

第42条　保存を要しない完結文書等は、主管課において、上司の承認を受け、焼却することができる。

(文書処理)

第43条　窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け、処理することができる。

(文書の整理)

第44条　職員は、常に文書の整理に心掛けなければならない。

(部外者の文書の閲覧等)

第45条　部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、上司の承認がなければ、これをすることができない。

(出先機関等に対する準用)

第46条　出先機関等に、第2条から前条までの規定を準用する。